Управление проектами: постановка целей проекта.
Автор рубрики: Дмитрий Славнов, тренер «FG Consulting», бизнес-консультант, сертифицированный менеджер проектов по версии AFW (Германия, Гарцбург).
Сегодняшняя статья открывает новый цикл, в рамках серии выпусков блога «Управление проектами. Русский взгляд», посвященный планированию проекта. До этого мы обсуждали вопросы вовлечения участников, мотивацию и понимание стратегических целей необходимости проекта. С предыдущими выпусками Вы можете ознакомиться по ссылкам:
- Управление проектами, русский взгляд. Что такое проект?
- Управление проектами, русский взгляд. Брежнев, Потемкин и "писец".
- Управление проектами: как мотивировать участников проектов. Деньги и (или) почёт?
- Как вовлекать сотрудников. Управление проектами по-русски.
Теперь разберем тактику - оперативное управление проектом.
Любое оперативное управление начинается с планирования, и проектная деятельность не исключение. Планирование же принято начинать с постановки целей – «Что же мы хотим в итоге получить?». Согласитесь, без ответа на этот вопрос очень сложно жить дальше. Нарушение этого фундаментального правила менеджмента, отлично описано в народном творчестве и выражается в меткой фразе: «Иди туда, не знаю куда. Принеси то, не знаю что», результат известен.
Цели проекта.
Существует два типа целей - видение и SMART. Еще раз хочу подчеркнуть, что это мое деление основанное на реальном опыте управления.
Видение - это некие очертания результата, который мы хотим получить. У видения есть интуитивное понимание, но очень мало конкретики.
Например, я хочу получить финансовый блок (бухгалтерию, финансовый отдел, отдел планирования закупок и т.д.), который:
А) без лихорадочного содрогания компании проходил бы налоговые проверки;
Б) стал некоей сервисной службой для внутреннего клиента.
Это мое ощущение, как главного заказчика, я не знаю как это сделать, я даже не в курсе, как это измерить - это мой общий запрос. Именно такая постановка и будет видением.
SMART - всем известная, стандартная система постановки оперативных целей. Например, переставить шкаф завтра утром, из комнаты в коридор, самостоятельно. Технология позволяет поставить задачу, следить за её исполнением, провести анализ выполнения, то есть, иными словами, выполнить весь цикл Деминга У.Э. PDCA (Plan-Do-Check-Act: Планируй-Сделай-Проверь-Действуй).
Мое глубокое убеждение - необходимы оба типа целей. Я привык делить их по уровню иерархии. Топ-менеджмент вполне может ставить цели на уровне видения, но только для своих членов команды (заместителей, начальников отделов) и только для людей с высокой степенью профессионализма и мотивации. SMART же необходим на среднего уровня исполнения (мастер, руководитель группы…), эти люди хотят выполнять понятную им работу, отчитываться за ее выполнение и получать свою долю материальной и нематериальной мотивации.
SMART vs «Что тут думать, трясти надо».
Сначала новость хорошая, правда только одна. SMART реально работающая технология, которая решает массу проблем управления проектом. Теперь новости плохие - SMART требует навыка, времени, терпения и напряженной работы головой. Формально сделанный SMART похож на нерачительную хозяйку, которая купила все продукты для соуса «Беарнез», потом сложила все в одну миску и поставила гостям на стол.
Для запоминания аббревиатуры SMART я предлагаю простую аналогию КИДРО. Запомнить это очень просто КИДРО - похож на кедр. Солидное и сильное дерево.
К - конкретная; S – Specific;
И - измеримая; М – Measurable;
Д - достижимая; А – Attainable;
Р - релевантная; R – Relevant;
О - ограниченная во времени; Т - Time-bound.
Конкретная - это результат, который мы получим как итог осуществления проекта, или этапа проекта. Например: «Увидеть Париж и умереть!», а можно «Увидеть Париж, Ниццу, Прагу и вернуться домой».
Измеримая - в чем будем мерять результат. Например: «Хочу иметь достойную зарплату!». Достойная это сколько?
Достижимая - как мне достичь необходимого результата? Здесь речь не идет о детальном планировании, только о стратегических путях. Например: «Увеличить продажи на 20%». Это можно сделать путем продажи большего количество товаров, увеличения наценки на 30%, расширения ассортимента, открытия новых торговых точек. Всё это ответы на вопрос: «Как»?
Релевантная - отвечает на извечный русский вопрос: «Зачем мне это делать»? Это важный мотивационный вопрос. Я его ставлю на второе место, после выяснения результата, ибо, если на него нет четкого ответа, проект будет двигаться очень медленно.
Ограниченная во времени - период или срок, в течении которого необходимо добиться результата.
Для облегчения диалога с собой, командой проекта или сотрудниками, я решил разработать «человеческую» систему вопросов, которые помогают поставить цели по КИДРО (SMART) и не вызвать эффект «зубной боли» у собеседника, особенно, если он не искушен в вопросах управления:
- (К) Что мы получим в итоге?
- (Р) Для чего нам это надо? Что нам это даст?
- (И) Как мы поймем что получили это?
- (О) Когда будет результат?
- (Д) Что для этого надо сделать? Что предлагаешь делать завтра?
Я советую проделывать этот опрос себя и сотрудников каждый раз перед новыми задачами. По практике, через 5-7 итераций сотрудники привыкают к такому диалогу и сами предлагают описание целей в такой последовательности вопросов.
И как говорил Михаил Жванецкий: «Но можно этого и не делать. Если вас не интересует результат».
Скоро Вас ждет новый выпуск полезных материалов по теме проектного менеджмента. А именно, мы обсудим как составлять работающий структурный план проекта! Следите за нашими выпусками!
Понравилась статья – ставьте «лайк» и делитесь ей со своими друзьями и коллегами! Кстати, напишите нам – “Как у вас обстоят дела с планированием проектов? Ставите ли вы цели по SMART? Присылайте примеры ваших SMART формулировок целей проекта и краткое описание итогов проекта”. Пишите свои комментарии на нашу почту обратной связи blog@fgconsulting.ru Нам очень интересно Ваше мнение. Авторы лучших комментариев получат от нас полезный сюрприз!
Если Вам интересно развитие навыков проектного менеджмента, посмотрите как можно провести обучение продуктивно и интересно. В нашем клиентском кейсе описан уникальный проект, включающий исследование, авторскую деловую игру по проектному менеджменту, стратегическую сессию и бизнес-тренинг по теме: "Управление проектами":