Управление проектами. Планирование проекта: как измерить мероприятие или сколько вешать в граммах?
Автор рубрики: Дмитрий Славнов, тренер «FG Consulting», бизнес-консультант, сертифицированный менеджер проектов по версии AFW (Германия, Гарцбург).
Сегодняшняя статья продолжает цикл в рамках серии выпусков блога «Управление проектами. Русский взгляд», посвященный планированию проекта. С предыдущими выпусками Вы можете ознакомиться по ссылкам:
- Управление проектами, русский взгляд. Что такое проект?
- Управление проектами, русский взгляд. Брежнев, Потемкин и "писец".
- Управление проектами: как мотивировать участников проектов. Деньги и (или) почёт?
- Как вовлекать сотрудников. Управление проектами по-русски.
- Управление проектами: постановка целей проекта.
- Управление проектами. Структурный план: как построить мост через бездну.
На протяжении предыдущих выпусков мы подробно обсуждали: цели проекта, мотивирование и управление командами, планирование и прочие необходимые элементы управления проектом, и, казалось бы, вот-вот, как пелось в старинной советской песне «Сказка станет былью», но что-то не даёт нам покоя. Что же происходит? Прежде чем ответить на этот вопрос, хочу предложить Вам немного порассуждать.
Предположим перед Вами поставлены две задачи. Первая - определить сколько времени у Вас завтра займет дорога до офиса? Вторая - за какое время Вы сможете составить бухгалтерский баланс небольшой компании? Совершенно очевидно, что ответ на первый вопрос будет быстрым и точным. Ответить на второй вопрос почти невозможно (закатывание глаз под потолок и поиск там подсказки - ответом не считается). Хотя если Вы профессиональный бухгалтер, то вполне сможете назвать разумный срок. И так, в чем же причина провала ответа на второй вопрос и успеха в первом случае? Вы правы - первая задача Вам понятна, вы её неоднократно выполняли, знаете все риски. Вторая задача - некая «терра инкогната» в которой массу непонятных кусков.
Чтобы изменить это неприятное обстоятельство, отсутствие опыта в конкретных проектах, можно потратить несколько лет на реализацию типовых проектов, как следует изучить все риски и тогда гарантировано называть сроки реализации. Однако, существует два обстоятельства, которые не позволят нам это практически реализовать.
Проблема №1. У нас нет нескольких лет.
Проблема №2. Проектная работа связана с производством новых, уникальных, продуктов - это базовое определение проекта.
Итак, при реализации проекта, подход, лежащий в определении длительности при функциональном подходе не применим. Остается комбинировать известные способы. Повторюсь еще раз - эти способы дают хороший результат только при комплексном использовании, если применить их по отдельности, то это гарантировано «завалит» сроки проекта.
Способ №1. Тренируемся «на кошках».
Помните как герой Моргунова, в комедии «Операция Ы», советует своему коллеге отрабатывать приемы взлома на фарфоровых кошках? Несмотря на всю комичность - это отличный способ хоть что-то определить в отношении длительности предстоящего мероприятия.
Возьмите структурный план проекта, и отметьте мероприятия, типовые мероприятия. Например, сбор информации, анализ информации, переговоры, совещания и прочие события проекта. Вне зависимости от их конкретного наполнения, функция, заложенная в них, будет типовой. Сбор информации можно разделить на типовые, повторяющиеся шаги, которые будут одинаковы для сбора любого типа информации.
Предположим, что в рамках проекта, Вам надо собрать семь информационных блоков (данные о клиентах, конкурентах, технологических особенностях и т.д.) тогда стоит разбить его на более мелкие шаги и замерять «как есть». Например, шаги получаются такими: гипотеза (что ищем), подбор источников (поиск в интернет), первичное чтение (поиск ключевых слов), составление карты памяти (структурирование информации и выделение главного) и составление отчета (аналитической записки). Теперь можно замерять длительность каждого шага. После получения данных, можно экстраполировать их на другие подобные задачи в рамках проекта.
Способ №2. Три штучки - кучка или не кучка?
Этот способ поможет определить длительность мероприятия на основе экспертной оценки. Метод достаточно распространен, но сложно применим. Дело в том, что не всегда можно найти подходящего эксперта, и второе, у экспертов может быть разное мнение, зачастую диаметрально противоположное. Помимо этого, существует проблема сравнения. Человек хорошо сравнивает категории и плохо характеристики. Например, легко сравнить две тарелки: десертную и для первого блюда и можно сравнить тарелку диаметра 30 и 35 сантиметров. Причем, понятно, что вторая тарелка больше, но насколько?
Именно второй способ, определения длительности мероприятия, помогает устранить этот фактор сравнения.
Я предлагаю не определять длительность мероприятия напрямую в часах, а измерять его, например, в кусках слона. Причем куски будут не простые, а кратные 1, 3, 5, 8 и 13. Еще определим, что 1 кусок слона равен 2-м часам. Тогда длительность любого мероприятия определяется произведением размера куска на его длительность. Например работы по поиску информации занимают 3 куска, значит это 6 часов.
На наших тренингах, по управлению проектами мы подробно разбираем эту технику, и она позволяет точно определять длительность всего проекта.
Способ №3. Буферные зоны.
Заложите в проект минимум 20% резерва. Самое главное не говорите никому об этом, ни заказчику, ни команде проекта.
На этом часть, связанная с подготовкой закончена. Желаем Вам удачи в проектах! Скоро Вас ждет новый выпуск полезных материалов по теме проектного менеджмента. Следите за нашими выпусками!
Понравилась статья – ставьте «лайк» и делитесь ей со своими друзьями и коллегами! Кстати, напишите нам: «Как у вас обстоят дела с обозначением сроков проекта, распределением времени на операции проекта»? Поделитесь с нами своими успехами, а может и неудачами… Присылайте примеры ваших планов и краткое описание итогов проекта. Пишите свои комментарии на нашу почту обратной связи blog@fgconsulting.ru Нам очень интересно Ваше мнение. Авторы лучших комментариев получат от нас полезный сюрприз!
Если Вам интересно развитие навыков проектного менеджмента, посмотрите как можно провести обучение продуктивно и интересно. В нашем клиентском кейсе описан уникальный проект, включающий исследование, авторскую деловую игру по проектному менеджменту, стратегическую сессию и бизнес-тренинг по теме: "Управление проектами".