Совещания — как проводить?
Почему важны совещания
Задачи бизнеса невозможно решить в одиночку, поэтому полностью отказаться от совещаний не получится. Если вопрос касается как минимум двух сотрудников, может понадобиться встреча. Она может преследовать несколько целей:
- Передать информацию о новостях и изменениях
Например, собрание по внедрению новой системы премирования.
- Синхронизировать работу команды
Например, встречи для обсуждения статуса задач или планёрки по итогам недели.
- Принять решение или выбрать направление действий
Например, маркетологи и аналитики представляют проект, а стейкхолдеры решают, стоит ли его запускать.
- Мотивировать и обучить сотрудников
Например, проведение воркшопа на тему «Как давать бережную обратную связь».
Основные принципы успешных совещаний
- Цель. Совещание считается эффективным, если удалось достичь запланированных результатов: составлен план действий, определены ответственные.
- Отношения. Хорошо проведенное совещание укрепляет командный дух и вовлеченность участников. Если цель достигнута, но при этом возникли конфликты, обиды, или люди не хотят дальше сотрудничать, встречу нельзя считать успешной, так как пострадали взаимоотношения.
- Ресурсы. Представьте, что совещание прошло удачно: достигнуты цели, разрешены конфликты, но длилось оно 4 часа, требовало дорогого помещения и привлечения стороннего модератора. Такие затраты могут быть оправданы в некоторых случаях, но лучше стремиться к разумной экономии ресурсов.
Как подготовиться к деловому совещанию
- Определите цель встречи
Чтобы чётко представлять, какого результата вы хотите достичь, сформулируйте цель встречи, используя SMART-критерии.
- Выберите участников
Подбирайте участников исходя из необходимости их присутствия: убедитесь, что все ключевые люди присутствуют и их достаточно для принятия решения. Не стоит приглашать тех, кто может быть просто слушателем — для таких целей лучше предоставить запись встречи или итоговый документ. Также важно адаптировать содержание встречи под интересы участников — например, маркетологов и финансистов интересуют разные аспекты анализа.
- Составьте повестку
Включите в повестку участников, время, место встречи, цели, последовательность обсуждаемых тем и ожидаемый результат. Обозначьте роли каждого участника.
- Подготовьте ледокол
Ледокол, или ice breaker, — это активность или игра для создания комфортной атмосферы. Это особенно полезно, если участники не очень знакомы между собой. Например, можно попросить участников выбрать гифку, которая описывает их настроение, или предложить другое простое задание.
- Разработайте методы вовлечения и динамику встречи
Чтобы участники не скучали и оставались вовлечёнными, чередуйте разные виды активности. Если встреча длительная, добавьте интерактивные элементы, такие как опросы в Mentimeter или задания с ответами в чате. При встречах, продолжающихся более двух часов, полезно включить физические упражнения, чтобы участники могли размяться.
- Определите ограничения
Для успешного проведения совещания важно установить правила, за соблюдением которых следит модератор. Ограничения могут включать время на выступление (не более трёх минут), контроль за отклонениями от темы, недопущение перебиваний, и обеспечение конструктивной критики. Модератор также следит за тем, чтобы цель встречи была достигнута.
- Пригласите участников заранее
Минимум за два рабочих дня до встречи проинформируйте участников о времени и месте проведения, а также отправьте им повестку.
- Подготовьте итоговый документ
Создайте документ для фиксации результатов встречи и добавьте ссылку на него в повестку, чтобы у участников было место для записи выводов.
Советы и нюансы
Начало встречи
Люди часто опаздывают на совещания, поэтому стоит предусмотреть дополнительные 5–7 минут на сбор участников. Если все прибудут вовремя или заранее, это позволит закончить встречу раньше.
Пока участники собираются, можно провести небольшой «small talk» — лёгкую беседу на нейтральные темы. Это помогает создать положительную атмосферу и настроить всех на рабочий лад. Лучше избегать острых тем, а поговорить, например, о погоде, хобби, вкусной еде, включить музыку или показать домашнего питомца.
Контекст
Перед началом обсуждения важно убедиться, что участники понимают контекст встречи, а именно:
- Какова цель встречи?
- Кто присутствует?
- Почему эти люди приглашены?
- Почему встреча проходит именно сейчас?
- Какие ожидания от участников?
- Как будет проходить встреча?
Парковка идей
В процессе обсуждения могут возникнуть важные вопросы или идеи, которые не входят в повестку. Чтобы избежать отвлечения от основной темы и затягивания встречи, можно договориться использовать «парковку» для таких идей. Это может быть флипчарт, стикеры, отдельное место на онлайн-доске или просто лист бумаги.
Важно, чтобы на онлайн-встречах «парковкой» не служил чат, так как там могут потеряться важные идеи среди других сообщений. Также в конце встречи нужно вернуться к «парковке» и решить, как поступить с записанными идеями, иначе этот метод может потерять свою эффективность.
Не нужно организовывать совещание, если:
- Отсутствует ясная цель.
- Есть более удобный способ передать информацию.
- Решение уже принято.
- Участники не обладают необходимой квалификацией или полномочиями для принятия решения.
- Существует конфликт между участниками.
- Легче решить вопрос письменно, чем встречаться лично.
Ваши комментарии
Назад в блог